Outil de suivi de la gestion des sous-subventions

À quoi sert cet outil /strong>

L’outil de suivi et de réflexion du projet offre aux organisations de la société civile (OSC), en particulier celles qui agissent comme organisations chefs de file dans le cadre d’octrois de sous-subventions ou d’arrangements de partenariat, un cadre structuré et adaptable pour suivre la mise en œuvre du projet et les organisations sous-bénéficiaires et les partenaires de mise en œuvre. Il est conçu pour faciliter des échanges collaboratifs et réflexifs plutôt que des inspections descendantes.

La boîte à outils guide les utilisateurs et utilisatrices à travers douze domaines thématiques de suivi :

1. Progrès vers les objectifs
2. Accès sûr et équitable
3. Participation des communautés et des parties prenantes
4. Sûreté, sécurité et gestion des risques
5. Finances
6. Exigences du bailleur de fonds
7. Achats et gestion des biens
8. Personnel
9. Questions propres au contexte
10. Octroi de sous-subventions (le cas échéant)
11. Relation et retours
12. Modifications du plan de projet

Elle comprend également une liste de contrôle pour l’examen documentaire avant la visite et un plan d’action de fin de suivi assorti d’une section de signatures pour une redevabilité partagée.

Cette boîte à outils comble une lacune pratique dans les ressources de gestion des partenariats en réunissant un éventail de domaines pour lesquels un suivi est nécessaire au sein d’un instrument unique, clair et adaptable, conçu pour tout contexte ou tout type d’OSC. Elle aide les organisations à rendre les visites de suivi plus efficaces, plus structurées et plus productives — qu’elles soient en présentiel ou à distance. Par ailleurs, par l’étendue des domaines couverts, elle permet d’examiner les partenariats en mettant l’accent sur la résolution conjointe des problèmes et l’action.

Publics prioritaires : :

OSC cheffes de file gérant des sous-subventions ou des partenariats de mise en œuvre. Cette boîte à outils est pertinente pour toute organisation chargée de superviser la mise en œuvre d’un projet par une organisation partenaire et la redevabilité au regard des exigences de la subvention ou du bailleur de fonds.

Résultats attendus :

Cette boîte à outils renforcera la capacité des OSC locales à mener un suivi de projet rigoureux, équitable et constructif. En proposant une structure prête à l’emploi tout en restant adaptable, la boîte à outils vise à améliorer la redevabilité entre les organisations partenaires, à identifier précocement les risques, à soutenir les ajustements en cours de route, à favoriser des relations de travail fondées sur la confiance, et, à terme, à contribuer à une mise en œuvre de projet plus efficace et placée sous la conduite des actrices et acteurs locaux.

Adaptation et sources

Adapté de:

Le Partnership Project Workbook — Monitoring and Report Checklists (2023) de l’IRC, qui s’inscrit dans le système plus large Partnership Excellence for Equality and Results (PEER) de l’IRC.

Principaux changements :

La boîte à outils adaptée conserve une grande partie de la structure de base et de la portée thématique de l’outil d’origine, mais y apporte plusieurs modifications importantes pour en améliorer l’accessibilité et l’utilisabilité par les OSC. Ces modifications comprennent :

• Une structure consolidée et accessible : L’outil d’origine est intégré dans un classeur Excel et lié aux processus et à la terminologie internes de l’IRC. La version adaptée distille la fonction de suivi et de réflexion en un document Word autonome qu’une OSC peut utiliser indépendamment.

• Conçue pour répondre aux besoins d’un large éventail d’organisations : L’outil d’origine s’appuie sur de nombreuses références aux processus, systèmes et obligations internes de l’IRC. Celles-ci ont été supprimées ou reformulées, lorsque cela était pertinent, en considérations et bonnes pratiques applicables à toute organisation chef de file. Plus important encore, l’outil tient compte de la réalité des OSC, qui présentent des approches, des systèmes et des étapes de partenariat différents, et a été conçu pour répondre à cette réalité.

• Des domaines thématiques restructurés :Certaines sections d’origine ont été fusionnées, simplifiées ou renommées pour réduire les recoupements et améliorer la fluidité. Par exemple, les sections « Adhésion aux principes humanitaires » et « Priorités de plaidoyer du partenaire », spécifiques à l’approche programmatique de l’IRC, ont été intégrées à des sections plus larges sur l’accès sûr et la participation des communautés. La section dédiée « Relation et retours » a été renforcée afin de refléter le cadrage davantage axé sur le partenariat.

• L’ajout de notes d’orientation accessibles :Là où l’outil d’origine s’appuie sur un document d’orientation distinct (Partnership Project Monitoring and Review — Guidance for Use), la version adaptée intègre des notes d’orientation courtes directement dans chaque section, ce qui rend l’outil autonome et utilisable sans document de référence supplémentaire. Enfin, des exemples, des suggestions/astuces et des notes explicatives ont été ajoutés tout au long du document.

Pourquoi cette boîte à outils fonctionne pour les petites et moyennes OSC

• Un jargon réduit au minimum : L’outil évite un langage trop technique ; aucune formation ni expertise spécialisée ne sont nécessaires pour le mettre en pratique.

• Une charge opérationnelle limitée :Il est conçu pour être utilisé directement pendant ou immédiatement après une visite de suivi, sans nécessiter de système de données ni d’infrastructure de production de rapports élaborés.

• Une grande adaptabilité :Chaque section comporte des invitations explicites à adapter les questions au projet, au partenariat et au contexte spécifiques. Une section dédiée et préexistante « Questions propres au contexte » invite les utilisateurs et utilisatrices à ajouter leurs propres questions. De plus, l’outil peut être utilisé conjointement avec d’autres outils de suivi ou de vérification.

• Une utilisation possible dans toutes les modalités : L’outil est explicitement présenté comme utilisable que le suivi soit réalisé en présentiel ou à distance, ce qui le rend accessible dans des environnements à faible connectivité ou non sécurisés.

• Conçu pour répondre à un large éventail de besoins de suivi : L’outil est suffisamment flexible pour soutenir des bilans rapides comme des revues de conformité plus approfondies, et il peut être appliqué à divers secteurs et types de projets. Les utilisateurs et utilisatrices peuvent ajuster le niveau de détail de chaque section en fonction du stade du partenariat, du niveau de risque et de l’objectif spécifique du suivi.

• Conçu pour s’intégrer dans tout processus de gestion des sous-subventions d’une OSC : Plutôt que d’être figé et prédéterminé, l’outil est conçu pour s’insérer dans l’approche de gestion des sous-subventions déjà en place au sein des organisations. Sa structure modulaire et adaptable lui permet de compléter les flux de travail existants.

• Autonome et prêt à l’emploi : :L’outil ne nécessite aucun logiciel ni plateforme spécifique ; dans certains contextes, très peu d’adaptation est nécessaire.

• Riche en orientations : L’outil comprend, tout au long du document, des exemples, des conseils et des astuces visant à garantir la clarté et l’efficacité de son utilisation.